In tema di assemblea condominiale l’art. 66 comma 3 disp. att. c.c. dispone che l’avviso di convocazione, con indicazione dell’ordine del giorno, deve essere comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per l’adunanza in prima convocazione, a mezzo di posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax o tramite consegna a mano. Tali forme di convocazione devono essere considerate tassative (Trib. Genova n. 3350 del 23/10/2014). Il modo più diffuso per convocare l’assemblea di condominio è quello della raccomandata, con avviso di ricevimento, che è essenziale allorché dovessero insorgere contestazioni in merito all’effettiva ricezione della busta. Tuttavia si registra un aumento dell’invio dell’avviso di convocazione tramite posta elettronica certificata (PEC), che consente di inviare email, con valore legale, in sostituzione della tradizionale raccomandata A/R.
La pec ha lo stesso valore di una raccomandata, con ricevuta di ritorno, ma racchiude vantaggi ulteriori in termini di rapidità, sicurezza e soprattutto economicità, per chi la riceve. Difatti la pec non costa nulla per il condomino-destinatario, mentre le spese di invio della raccomandata a/r, contenente l’avviso di convocazione dell’assemblea condominiale, sono a carico dello stesso condomino-destinatario e vengono rendicontate come sue spese individuali. È noto che le spese postali di spedizione dell’avviso di convocazione dell’assemblea debbono correttamente essere escluse dal conto generale di gestione del condominio, in quanto rispondono piuttosto all’interesse individuale dei condomini destinatari dello stesso avviso di convocazione dell’assemblea (Trib. di Genova del 21/01/1993).
In ogni caso la pec ha un limite, che è rappresentato dal fatto di non poter dimostrare il testo degli eventuali allegati. La pec fornisce prova soltanto dell’invio e del ricevimento della comunicazione, nonché della presenza di eventuali allegati, ma non del loro contenuto. Ragion per cui, nel caso di un avviso di convocazione di assemblea condominiale inviato, con pdf o word allegato alla pec, l’amministratore non potrà provare il contenuto di tale allegato. Pertanto si consiglia di inserire il testo dell’allegata convocazione nel corpo della posta elettronica certificata, in quanto la pec certificherà anche tale contenuto. In buona sostanza l’amministratore, dopo aver allegato la convocazione alla pec, potrà scrivere nel corpo della stessa pec una formuletta del tipo: “si riporta di seguito il testo del file allegato di cui si chiede l’apertura…” procedendo a ricopiare fedelmente il testo dell’avviso di convocazione.
